Metodologías para optimizar el tiempo en las organizaciones del siglo XXI (parte 4)
“Pase el ochenta por ciento de su tiempo centrándose en las oportunidades del mañana, en lugar de en los problemas del ayer”: Brian Tracy
David Moisés Terán Pérez *
Estimadas(os) lectoras(es) de esta columna invitada semanal. Buenos días. Les deseo a ustedes -como ya es nuestra costumbre en este espacio- ¡un extraordinario, productivo, genial, irrepetible, excelente y muy feliz martes! Hoy continuaremos desarrollando contenido para esta saga. La semana pasada nos quedamos en la explicación y en el desarrollo de la propuesta de David Allen GTD: Getting Things Done, que en su versión en español es: ¡Organízate con Eficacia! Por lo que, continuando con ese tema:
Se establecen las ventajas y las desventajas del método o del modelo GTD; es decir, el método GTD no deja a nadie indiferente, pero tiende a la polarización: Además, de que cuenta con muchísimos seguidores y adeptos bastante ilusionados, pero también tiene numerosos críticos y adversarios (Allen, 2019). A continuación, se establecen a detalle, tanto sus ventajas como sus desventajas:
Sus ventajas:
- Fiabilidad: El sistema garantiza que todas las tareas se realicen a tiempo. Para las personas que se olvidan a menudo de las fechas y de las citas, el método GTD puede ser muy útil.
- Organización completa: El método o modelo GTD, ofrece un solo sistema de organización para todos los proyectos —tanto privados como laborales—. De esta manera, se reduce el riesgo de confusión, y/o de que alguna cita se olvide.
- Fomenta la realización inmediata: Al distinguir perfectamente los pasos “organizar”, “analizar” y “realizar”, el sistema GTD, previene la sobrecarga mental de las personas. Mediante la división de grandes proyectos en tareas parciales más pequeñas, facilita el inicio del trabajo de/en los proyectos.
- Estructura clara: Las numerosas listas y preguntas de orientación, permiten usar el tiempo de una manera más efectiva, y evitan que se salte de manera continua y sin propósito de una tarea a otra —práctica muy nociva para la productividad, tanto en el aspecto individual, como en lo colectivo—.
- Libertad: Aunque se trata de un sistema muy completo en el día a día, el método GTD permite mucha libertad, ya que no impone un plan diario o semanal fijo. Cada cual decide por sí mismo(a), qué tarea emprenderá a continuación. En principio, es una motivación, pero hay usuarios que lo ven como una desventaja, cuando no se es disciplinado.
Sus desventajas:
- Muy poco apoyo a la priorización: En el método o modelo GTD, las prioridades juegan un papel secundario. El sistema se ocupa principalmente de que no se olvide ninguna tarea, y de que el tiempo libre se use de manera efectiva. No obstante, si se quiere asegurar de que se está priorizando correctamente, se deben usar otras técnicas de manera adicional y alternativa; por ejemplo, la técnica de la Matriz de Eisenhower.
- Ausencia de un plan diario o semanal: El GTD no ofrece planes diarios o semanales optimizados. Aquellas personas con dificultad para marcar objetivos y metas; definir los próximos pasos, así como para organizar el día de manera efectiva; apenas encontrarán apoyo en el método GTD. Para planificar el día, es mejor, por ejemplo, el Método ALPEN —que se describirá más adelante—.
- Sistema complejo: El modelo o método GTD no se puede definir en cinco minutos, ni aplicar en una tarde. Si se requiere sacar provecho al método, tiene que entenderse hasta el más mínimo detalle, y aplicarlo de manera consecuente. La propuesta es: ¡Hágalo bien, o no lo haga! Si, por ejemplo, una persona se salta las retrospectivas semanales, o no divide las tareas en listas contextuales, automáticamente se está limitando la propia capacidad de éxito.
- Cambios (excesivos) en las costumbres: Si se decide por el método GTD, se tiene que afrontar el desafío de cambiar numerosas costumbres en poco tiempo. Por ejemplo, se deben vaciar las bandejas de entrada con regularidad, se debe planificar el análisis de las listas de proyecto y de espera y, también, se debe estar familiarizado con la elaboración de minuciosas listas contextuales.
- Y, este es punto principal de las críticas al GTD: Hay gente que opina que tanto cambio supone una carga excesiva. Si se tienen dificultades para cambiar las costumbres, quizá se deba optar por otra técnica de organización, que encaje mejor con cada personalidad.
Finalmente, en resumen: El método GTD funciona, pero no para todos; ya que el GTD es un método de autogestión que funciona; pero no es un método simple. El modelo GTD es especialmente recomendable, para aquellas personas que tienden a los procesos analíticos y estructurados, y que ya tienen bien definidos sus objetivos y sus prioridades. Si a una persona le encargaron varias tareas distintas, este sistema le ayudará a mantener una visión clara del conjunto. No obstante, si sólo una persona se involucra en un número reducido de proyectos, y no se tiene que lidiar con excesivas responsabilidades profesionales y privadas, puede que el método GTD quede muy grande. En esos casos, suele bastar con que se lleve bien la propia agenda, que no se descuide la lista de tareas pendientes para los asuntos privados, y que se fije una fecha a la semana para organizar la cuenta del correo electrónico personal y empresarial (Terán Pérez, 2023).
La próxima semana concluiremos esta saga, explicando la técnica del Modelo ALPEN —propuesta por el economista y catedrático alemán Lothar J. Seiwert—, que también, representa una herramienta de ayuda bastante efectiva, para todas las personas interesadas en optimizar el uso del tiempo —que en la práctica, somos todos(as) en el planeta—. Hasta la próxima estimados(as) lectores(as). Muchas gracias.
Referencias:
Allen, David. (2019). Organízate con eficiencia. México: Editorial Empresa Activa.
Terán Pérez, David Moisés. (2023). Temas selectos de administración estratégica. EUA: Amazon KDP.
