La efectiva gestión del tiempo para lograr el éxito en la vida y en los negocios (parte 2)
“Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto; es un hábito”: Aristóteles
David Moisés Terán Pérez *
Ya en el artículo anterior se inició el análisis de la efectiva gestión del tiempo para lograr el éxito en la vida y en los negocios. En esta nueva entrega, se continuará con el desarrollo de dicha temática.
Desde hace algunos años, se ha desarrollado una industria creciente sobre la efectiva administración del tiempo. Esta industria, que ayuda a las personas que tienen problemas para organizarse, incluye libros, talleres, seminarios, diarios de bolsillo, agendas electrónicas e impresas, calendarios y sistemas de organización, entre muchas otras opciones.
Efectivamente, la gente necesita consejos para gestionar su tiempo porque la mayoría de reglas actualmente publicadas sobre la gestión efectiva del tiempo se contraponen total y absolutamente con las leyes de la naturaleza humana.
Esto se debe a las características humanas innatas, tales como el ego, el deseo de agradar, el temor a ofender, el miedo a decir que no, así como la zozobra hacia nuevos retos.
Las personas a menudo se rinden ante las presiones del tiempo, las frecuentes distracciones y el no saber delegar. Empero, otras características que lo hacen a usted vulnerable ante la presión del tiempo incluyen la curiosidad, la inseguridad, el orgullo desmedido por sus habilidades y logros, la envidia de otros, la ambición y el perfeccionismo.
Todos estos rasgos interfieren con su capacidad para utilizar el tiempo de manera efectiva y correcta. Y, tal como lo establece Alec MacKenzie: “Usted debe estar consciente de estas tendencias muy fuertes en sí mismo, y auto-educarse para cambiarlas, para bien”.
La planificación o planeación estratégica es un elemento esencial en la correcta gestión de su tiempo. Usted debe planificar activamente su día, en lugar de esperar que éste transcurra en respuesta a las exigencias de otras personas. La planeación estratégica del tiempo comprende cuatro fases principales:
- Definir metas a largo plazo y establecer correctamente los objetivos ligados a esas metas.
- Establecer prioridades de acuerdo con cada una de esas metas y objetivos, basándose en su importancia a corto, mediano y largo plazos.
- Comprender su ciclo energético personal y utilizarlo para ayudarle a definir su día ideal.
- Crear su propio plan personal para su día, y escribirlo.
Cuando usted defina sus metas, comience con una de largo alcance y trabaje a la inversa. Esto le ayudará a determinar los pasos que debe seguir para alcanzar esta meta. Estos blancos de menor alcance, son sus objetivos. Usted puede seguir este proceso para establecer tanto metas profesionales como metas personales. Cada meta que usted define debe tener varias características claves. Sus metas deben ser exigentes, de modo que lo motiven a hacer su mayor esfuerzo. Deben ser alcanzables, de modo que pueda lograrlas. Cada meta debe ser específica, flexible y mensurable. Pero por favor, escríbalas.
Ahora, se presentan las veinte maneras más grandes de perder el tiempon así como sugerencias para evitarlas:
1. Administración por crisis: Cuando se producen crisis, éstas lo distraen de sus prioridades para el día. Aunque es posible que tenga que manejar verdaderas emergencias, usted puede reducir el número de crisis con una planificación anticipada que se enfoque en identificar los posibles problemas potenciales, y evitar en la medida de lo posible que éstos sucedan.
2. Interrupciones telefónicas: Aunque contestar el teléfono sea parte de la naturaleza humana, tome medidas para evitar las interrupciones. Descarte la idea de que la necesidad de la persona que llama es demasiado importante para ignorarla. Discierna sus llamadas utilizando cualquier técnica que usted considere la más efectiva, desde delegarlas a un(a) asistente hasta utilizar una contestadora automática. Entonces, tome las llamadas que usted quiera, y en el momento que usted decida.
3. Planificación inapropiada: Trabaje “primero en las primeras cosas” definiendo un sistema de planeación estratégica. Integre sus planes diarios en un sistema más grande, que incluya proyecciones y una planificación semanal y una mensual.
4. Pretender hacer demasiado: Delegue, aprenda a decir no a la gente y calcule mejor su tiempo para que no asuma mucho trabajo a la vez.
5. Visitas inesperadas: Supere su necesidad de “sentirse importante”, de ser útil inmediatamente o de ser indispensable e imprescindible para los demás. En su lugar, maneje las preguntas de sus visitantes, defina otro horario para una cita con ellos o motívelos a encontrar su propia solución.
6. Delegación ineficaz: Supere su aversión a delegar. Aprenda a delegar de manera efectiva. Escoja a la persona correcta, proporcione instrucciones claras, utilice la autoridad, el seguimiento y el apoyo necesarios y, si es necesario, dirija; pero no ejecute, deje que lo haga la persona a quien usted eligió para delegar la(s) actividad(es).
7. Desorganización personal: Mantenga limpio su escritorio y utilice un sistema de organización integrado. Designe un lugar para sus papeles del día, y archívelos al terminar de utilizarlos.
8. Falta de auto-disciplina: Recuerde que usted es una “persona totalmente organizada y ordenada”. Mantenga visibles sus metas, utilice un sistema de organización, establezca plazos y planifique sus actividades para realizarlas hasta concluirlas al 100%.
9. Incapacidad para decir no: Escuche lo que otra persona le está preguntando. Si es necesario, diga “no”, proporcione los motivos, y ofrezca alternativas.
10. Postergación: Reconozca que usted tiene el control total y absoluto de su tiempo y de su vida; y comprométase a cambiar. Deje de aplazar las cosas, y hágalas justo ahora.
11. Reuniones: Haga sus reuniones más efectivas llevando una agenda y comenzando a tiempo. Elimine las reuniones a las que usted no necesita asistir.
12. Papeleo: Clasifique los documentos que recibe y manéjelos de manera efectiva.
13. Dejar tareas inconclusas: Utilice la auto-disciplina para retomar los trabajos interrumpidos. Cuando por alguna condición emergente usted suspenda un trabajo, déjelo en condiciones tales que pueda reiniciarlo sin ningún obstáculo y a la brevedad posible.
14. Personal inadecuado: Ayude a que las personas que trabajan con usted aprendan excelentes técnicas para la administración del tiempo. Sea usted el ejemplo a seguir.
15. Socialización: Reduzca el tiempo excesivo de socialización. Dese pistas que le indiquen que el tiempo para socializar se terminó.
16. Responsabilidad o autoridad confusas: Aclare qué persona realiza qué actividad e identifique de manera inmediata el nivel de autoridad de cada persona para evitar conflicto(s) y ambigüedad(es).
17. Mala comunicación: Aclare el objetivo de su comunicación, sea un buen oyente, utilice las palabras correctas y aplique otras técnicas de comunicación que sean igualmente buenas.
18. Controles inadecuados y reportes de progreso: Utilice siempre los mejores sistemas de monitoreo y de control.
19. Información incompleta: Elabore un sistema que asegure que usted obtenga siempre la información que necesita en el momento que la requiere.
20. Viajes: Reduzca el tiempo para viajes innecesarios o infructuosos. Haga que la(s) otra(s) persona(s) vaya(n) hacia usted, planifique los viajes de manera cuidadosa y siga trabajando mientras viaja cuando esto sea posible y usted no sea quien conduzca el medio de transporte que lo traslada.
La lista de acciones que llevan a utilizar ineficientemente el tiempo son aún más que las presentadas en este documento; sin embargo, estas son las que con mayor frecuencia se presentan en la cotidianidad. Trate de integrar en su vida personal, laboral, familiar, social y profesional, hábitos que le ayuden a hacer un uso efectivo de su tiempo, para que logre el éxito que desea y busca. ¡Que así sea! (Continuará…)
