La efectiva gestión del tiempo para lograr el éxito en la vida y en los negocios (parte 1)
“A algunas personas las cosas les van mejor porque hacen esas cosas de una manera diferente y, además, hacen las cosas adecuadas correctamente”: Brian Tracy
David Moisés Terán Pérez *
El tiempo es vida; igualmente, el tiempo es irreversible e irremplazable. Por lo tanto, desperdiciar el tiempo es malgastar la vida. Por lo que, manejar sabia y hábilmente el tiempo, es manejar efectiva y óptimamente la vida.
Por lo que, hacer la(s) actividad(es) adecuada(s) en términos del tiempo es mucho mejor que hacer cualquier actividad de manera eficiente (la eficiencia tiene su lugar, pero la efectividad es mucho más importante). El objetivo de este documento es proporcionarle a usted una ayuda significativa en el uso y control de su tiempo. También, se busca eliminar la procrastinación de actividades importantes y relevantes, para mantener un efectivo ritmo de trabajo; es decir, que usted entienda y comprenda cómo controlar su vida y su tiempo, y de esa manera obtenga lo que usted desea.
No hay pretextos como: “No tengo tiempo, o me falta tiempo”. Todas las personas tenemos 24 horas diarias, la diferencia entre las personas que tienen éxito y las que no radica únicamente en el uso que cada una le da a su tiempo. Aquí la palabra clave es: control. Entonces, el control que debemos tener del tiempo y de la vida no debe ser excesivamente tenso (compulsivo, obsesivo, restringido) ni demasiado flojo (apático, indiferente, hostil). El control equilibrado le ayudará a realizar cosas y le permitirá ser flexible y espontáneo. La recomendación siempre es el balance o el equilibrio. Ahora, hay que describir los tres tipos de personas a las que no debemos aspirar a ser:
- La persona sobre-organizada: Esta es la persona que siempre está haciendo listas y gastando el tiempo en minucias y detalles de una excesiva planeación. Está más interesada en sentirse organizada en su mente, que en llegar a ejecutar y realizar las acciones requeridas. Esta obsesiva organización la ciega a los cambios, a las oportunidades y, sobre todo, a las necesidades de otras personas (familiares, amigos, conocidos, clientes, jefes, subordinados, etcétera).
- La persona sobre-ocupada: Es aquella que está tan ocupada que no tiene tiempo para evaluar lo que hace; este tipo de gente es extremadamente difícil de tratar, no tiene espontaneidad ni flexibilidad. Paradójicamente es terriblemente eficiente, pero como dice Stephen Covey: “Estas personas frecuentemente se están subiendo al edificio equivocado”. Y, además, no tienen tiempo para relajarse.
- La persona sobre-preocupada: Es aquella persona que sistemáticamente está nerviosa consigo misma, y tristemente vuelve nerviosa a la demás gente que le rodea (familiares, amigos, conocidos, colegas, subordinados, clientes, etcétera), acerca de la posibilidad de perder un segundo. Es una persona que ahorra segundos en el desayuno, con un método “especial” para comer su cereal.
Derivado de lo anterior, si usted piensa tener control de su tiempo y de su vida, no debe caer en la trampa de ser una persona sobre-organizada, sobre-ocupada y/o sobre-preocupada, porque cada una de ellas está tan mal como aquella que está en las antípodas de cada rubro (desorganizada, desocupada y despreocupada) y nunca sabe qué hacer, o que nunca planea, o que viaja de crisis en crisis, en crisis… Y como es normal, ningún extremo es deseable.
Diferentes personas, requieren diversos grados o niveles de estructura y de espontaneidad en sus vidas. Es más, una persona en diferentes etapas de su vida o en diversas situaciones tiene necesidades diferentes. Empero, en el uso del tiempo usted es el juez. Recuerde, el uso del tiempo es una decisión sumamente personal, pero conviene considerar que usted sí puede hacer todas las actividades que debe llevar a cabo, aun cuando sean difíciles, desagradables, inviables o poco factibles, y como dice Brian Tracy: “Usted debe comerse el sapo más grande y más feo” (por sapo, Brian Tracy describe la tarea o la actividad más importante a realizar; y que representa el mejor uso de su tiempo).
Muchas personas piensan que la causa de sus problemas en la efectiva administración del tiempo es externa, fuera de su persona. Ellas piensan que no pueden controlar su entorno de trabajo. Sin embargo, el problema de rendirse ante la presión del tiempo radica dentro de usted mismo. Usted se permite malgastar su tiempo.
Por ejemplo, usted contesta el teléfono cuando está ocupado, pero responsabiliza a la persona que lo llamó. Usted delega trabajo a una persona; sin embargo, usted mismo realiza gran parte del trabajo, porque no confía en que la otra persona pueda hacerlo de manera efectiva.
Entonces, usted debe examinar sus propios hábitos y estar dispuesto a cambiarlos si están interfiriendo con su habilidad para administrar efectivamente su tiempo. Usted también debe superar las interpretaciones falsas sobre la administración del tiempo, tales como: “Yo trabajo mejor bajo presión”.
Eso es una verdadera falacia: ¡Ninguna persona en su sano juicio realiza un trabajo mejor bajo presión! En su lugar, usted hace lo mejor que puede, bajo las circunstancias existentes.
Para finalizar esta primera parte del tema, considere realizar las actividades de acuerdo a un orden por usted establecido. En su plan de acción debe considerar imponderables y holguras, de tal manera que siempre disponga del tiempo suficiente para realizar, de acuerdo a lo establecido, sus acciones. Y recuerde que la única manera de saber si va bien encaminado o no es medir sus resultados en un espacio de tiempo razonable. (Continuará…)
