Metodologías para optimizar el tiempo en las organizaciones del siglo XXI (parte 3)

“— ¿De verdad crees que trabajar esforzadamente (trabajar duro) es lo que hace rica a la gente? — Yo… yo creo que sí… bueno, al menos es lo que me enseñaron a creer”: Mark Fisher (autor del libro “El millonario instantáneo”)

David Moisés Terán Pérez *

Estimadas(os) lectoras(es) de esta columna invitada semanal. Buenos días. Les deseo a ustedes, como ya es nuestra costumbre semanal en este espacio, ¡un extraordinario, productivo, genial, irrepetible, excelente y muy feliz martes! Y si están de vacaciones, disfrútenlas al máximo. Hoy continuaremos el desarrollo de contenido para esta interesante saga.

• ¿Cómo utilizar la Matriz de Eisenhower y el Método Getting Things Done, para mejorar la productividad? Ahora que ya se ha mencionado mucho sobre la productividad, es posible dar más ayuda práctica sobre cómo es posible mejorar esta característica dentro de una unidad de negocio(s) en cualquier organización. Para ello, se separan dos metodologías (frameworks) creadas exactamente para mejorar la efectividad y la agilidad en la realización de tareas dentro de una rutina de trabajo. ¡Así es como funcionan!
• La Matriz de Eisenhower: La matriz creada por el estadounidense Dwight Eisenhower, es una propuesta para estructurar la prioridad en los proyectos de manera inteligente y objetiva. Su idea es eliminar dos problemas críticos para la productividad: Por un lado, las acciones que se posponen indefinidamente y, por otro, las que se deciden y se ejecutan anticipadamente. Ambos escenarios pueden llevar a una mala calidad del trabajo y de fallas importantes que tomarán aún más tiempo para que el equipo las resuelva. Para saber dónde y cómo, es necesario actuar, la Matriz de Eisenhower propone que los gerentes y que los directores, creen un gráfico matricial (con dos líneas perpendiculares), y les asignen dos características: Importancia y urgencia. De esta manera, podrá distribuir visualmente las tareas a realizar en estos ejes, dándose cuenta de cuáles son prioritarias para el momento actual (Terán Pérez, 2023). Estarán en cuatro categorías diferentes:
• Importante y urgente: Que requiere decisiones y ejecución inmediata.
• Importantes y no urgentes: Que necesita atención, pero puede programarse para una fecha más apropiada.
• No importante y urgente: Que debe hacerse, pero puede delegarse en unas pocas personas, y/o en alguien ajeno al proyecto.
• Ni urgente ni importante: Lo que puede dejar espacio para otros, sin mayores consecuencias.

Cuando se distribuyen las tareas de un proyecto dentro de estas categorías, el orden y la atención a las mismas, se vuelve mucho más claro para todo el equipo. Es de gran ayuda, especialmente cuando se trata de reuniones de alineación. Por ejemplo, el GTD (Getting Things Done), es un sistema de gestión del tiempo y de la productividad que emplea un conglomerado de listas y de agendas para ayudar al usuario a cumplir con sus tareas y con sus obligaciones de forma efectiva y ordenada. El método GTD parte de un principio básico: Todas las tareas se deben registrar por escrito para garantizar que no se olvida ninguna y así reducir la carga mental, ya que ahora ya no es necesario acordarse siempre de todo. Una vez eliminada la obligación de pensar constantemente en las tareas pendientes, la mente ya no quedará enredada en ineficaces bucles de pensamiento en momentos poco oportunos —como al irse a dormir—. Gracias a la planificación por escrito, el cerebro puede confiar en que todo se hará en un plazo, y que nada se deja sin escribir; lo que garantiza de manera relativa, que se cumpla con todas las actividades escritas. Así, en las fases de tranquilidad, el cerebro puede recuperarse de verdad y, al no tener que fijarse en ninguna tarea pendiente en un segundo plano, puede centrarse en las tareas actuales. Este método recomienda, que las tareas más grandes se dividan en tareas parciales más pequeñas con fechas concretas. Revisarlas regularmente, garantiza tener los proyectos y las tareas siempre controlados(as), así como detectar posibles puntos débiles del sistema para solucionarlos. David Allen —consultor de productividad estadounidense—, desarrolló este sistema, y lo presentó al mundo en su libro titulado: “Organízate con Eficacia” (Getting Things Done en su versión original) en el año 2001. Desde dicha publicación, el método GTD ha ganado millones de simpatizantes y de adeptos en todo el mundo (IONOS, 2019). A continuación, se presentan las cinco etapas del método o modelo GTD (ver la Fig. 1):

• Etapa 1: Recopilar: Todas las tareas, las citas y las ideas se recopilan en las denominadas “bandejas de entrada”. Obviamente, no tienen por qué ser bandejas reales. Se trata, más bien, de un término genérico, para definir cualquier sistema de organización que sirva para registrar las cosas por escrito. Esto incluye bandejas físicas y/o digitales como la cuenta de correo electrónico, los programas como Evernote o OneNote, bandejas de documentos en papel y/o en notas adhesivas. Al aplicar el Método o Modelo GTD, es posible que el primer paso se lleve algunos días, pero una vez sentada la base, ya sólo se tendrán que añadir las nuevas tareas, citas e/o ideas a la bandeja de entrada, según vayan surgiendo. Por norma general, esta actividad solamente se llevará unos pocos minutos.
• Etapa 2: Procesar: La siguiente tarea consiste en filtrar y en procesar las entradas en las bandejas; es decir, se deben ordenar dichas bandejas en el sistema GTD. Para ello, cada vez que se registre una entrada, deben hacerse las siguientes tres preguntas:
• ¿De qué tipo de tarea se trata?
• ¿Es posible hacer algo en estos momentos?
• ¿Cuál es el siguiente paso?

Durante el filtrado de las bandejas no debe almacenarse nada, sino únicamente clasificar cada tarea. Si no se requiere ninguna acción, o si es imposible realizar alguna acción, se debe decidir por una de las siguientes tres opciones:

• Desechar.
• Archivar como material de referencia.
• Incluir en la lista de: “Quizá/En otro momento”.
• Etapa 3: Organizar: Todas las entradas que requieran una acción se almacenan primero en bandejas intermedias o se añaden a listas para que se sigan procesando desde ahí (ver la Fig. 2). En esta etapa, se tienen las siguientes actividades por realizar: Establecer un calendario (cronograma); definir detalladamente el proyecto a realizar; establecer de manera minuciosa los próximos pasos o próximas actividades por/para realizar; y finalmente, se establece la espera. A continuación, se especifican cada una de las cuatro acciones previamente establecidas.

• Calendario: En el calendario solamente se registran las fechas. Las tareas pendientes deben registrarse en la lista de “Próximos Pasos”, o añadirse a un proyecto, y dividirse en fases secundarias.
• Proyecto: Para David Allen y su Método GTD, cualquier tarea que implique varios pasos es un proyecto. Por lo tanto, un proyecto puede ser tanto la renovación de una casa, como una campaña de mercadotecnia para un producto. La idea es que se registren las tareas más complejas en una lista de proyectos que debe revisarse con regularidad. A continuación, se definen pasos concretos para el proyecto, y se fijan fechas en el calendario o cronograma. Además, se lleva una lista de recordatorio(s) para todas las tareas que se han delegado en otros. Así, siempre se tendrá presente en qué tareas hay otras personas trabajando por el proyecto.
• Próximos pasos: Al margen de la lista de proyectos, se debe llevar otra lista en la que se enumeren todos los “Próximos Pasos” que no tienen nada que ver con los proyectos. En función del volumen de tareas, también pueden llevarse varias listas ligadas a un contexto; por ejemplo, para asuntos privados, para temas laborales, para llamadas, para compras, etcétera.
• Espera: También debe llevarse una lista de recordatorio(s) para todas las tareas que se han delegado fuera de los proyectos. Deben fijarse las fechas para comprobar el avance de cada tarea.
• Etapa 4: Evaluar: La organización de las tareas, aporta mucha mayor claridad, pero por sí sola no contribuye a que se aumente la productividad, y a que todo quede hecho en el tiempo previsto. Para ello, es necesario que se revisen las listas con regularidad. Sólo si se está seguro de que el sistema está al día, podrá una persona dedicarse plenamente a una tarea actual, sin tener que preocuparse por posibles fechas olvidadas. Por ello, se debe revisar la agenda varias veces al día, para comprobar al menos una vez al día, las listas de tareas para decidir con qué asunto pendiente hay que ponerse a trabajar. También debe vaciarse la bandeja de entrada, al menos una vez al día. El método o modelo GTD, recomienda realizar una retrospectiva una vez a la semana. Esta retrospectiva incluye los siguientes pasos:
• Despejar la mente: Al final de la semana, deben anotarse todas las ideas que se tienen en la mente.
• Bandejas de entrada: Clasifica y ordena las nuevas tareas, ideas y fechas en el sistema GTD (Getting Things Done).
• Lista de tareas: ¿La lista es actual?, ¿se tacharon todos los asuntos pendientes ya solucionados?, ¿qué tareas quedan pendientes para los próximos días?, etcétera.
• Listas de proyectos: ¿La lista está actualizada?, ¿durante la semana pasada, se hicieron al menos, ciertas acciones para avanzar en tu(s) proyecto(s)?, etcétera.
• Lista de “Quizá/En otro momento”: ¿Se requiere mover algún asunto de esta lista, a la lista de proyectos y tratarlo ya?
• Agenda: ¿Está actualizada?, ¿ya se tienen en cuenta todas las fechas importantes?, ¿qué tareas hay pendientes en los próximos días?, ¿se registraron todas las fechas importantes?, etcétera.
• Lista de “espera”: ¿Cuál es el estado actual de las tareas pendientes delegadas? Se debe preguntar a los responsables, si fuera necesario a ese respecto.
• Etapa 5: Hacer: Para decidir qué hacer a continuación, según el método o el modelo GTD, deben tenerse en cuenta cuatro criterios: El contexto, el tiempo disponible, la energía disponible, y la prioridad (ver la Fig. 3).

• Contexto: Dentro del sistema GTD, ya se ha creado al menos una lista de tareas. Como lo lógico es que haya que moverse en distintos contextos (trabajo, familia, aficiones, ocio, etcétera), es recomendable hacer distintas listas: Las denominadas listas contextuales. Así, se evita tener que examinar una lista enorme de tareas pendientes para ver cuál es la siguiente tarea, y simplemente se revisan las breves listas contextuales. Así, en cuanto se tenga tiempo y se requiera aprovechar ese lapso de manera productiva —antes que nada—, se deben hacer las siguientes preguntas: ¿En qué contexto se está en ese momento específico?, ¿qué es lo que puede hacerse ahora mismo? Si, por ejemplo, se está en la sala de espera de un médico, y se quiere aprovechar el tiempo de/en espera, la situación no se presta mucho para que realizar llamadas confidenciales de carácter laboral. Pero sí se puede contestar correos electrónicos breves, y/o mandar mensajes a clientes, socios, familiares, y/o amigos.
• Tiempo disponible: ¿Cuánto tiempo se tiene disponible? Si se viaja en automóvil, y el trayecto se llevará unos 15 minutos, no debe iniciarse una llamada que de antemano se sabe que se prolongará por más tiempo. Pero sí se podría programar una parada en el supermercado, para tachar algunas cosas de una lista de la compra.
• Energía disponible: El nivel de rendimiento de las personas va variando a lo largo del día. Este biorritmo es individual para cada individuo. Por ejemplo, se debe observar durante una semana, cómo va cambiando el nivel de energía para detectar los picos y las caídas. Así, en el futuro, deben planificarse las tareas que exijan toda la concentración y capacidad de rendimiento en aquellos momentos en que el biorritmo en los que se encuentre bien y llena de energía una persona. La preparación de una presentación importante —por ejemplo—, puede resultar más fácil por la mañana que después del mediodía. Pero, si se es más productivo por la tarde-noche, habrá que modificar la planificación de dichas tareas en consecuencia.
• Prioridad: Si se han clasificado las tareas según los tres criterios previos, y una persona se encuentra con distintas opciones, el elemento clave es la prioridad: ¿Qué tarea es la más importante? Y se debe empieza por/con esa. ¿Por ejemplo, se está en la oficina y queda una hora sin ocupaciones antes de la charla de empleados? Entonces en esa hora libre, puede tacharse alguna llamada de la lista, es posible elaborar un informe, y/o seguir desarrollando un concepto para un taller de capacitación. Como dicho taller tendrá lugar dentro de tres días y aún no se ha preparado, es posible decantarse por esa tarea. Es prioritaria. En cambio, el informe es de tipo rutinario y las llamadas también pueden hacerse dentro de unos días, sin que eso represente algún problema de retraso (Aguiar, 2021).

(Continuará…)

Referencias:

Aguiar, Adriana. (2021). Todo sobre la productividad, y cómo ser más productivo en el trabajo. Recuperado de: https://rockcontent.com/es/blog/productividad/ (Consultado en Marzo del 2023).

Terán Pérez, David Moisés. (2023). Temas selectos de administración estratégica. EUA: Amazon KDP.

* Ingeniero Mecánico Electricista por la UNAM. Especialidad en Habilidades Docentes por la UNITEC. Maestro en Microelectrónica por la Université Pierre et Marie Curie de París. Maestro en Alta Dirección por el IPADE. Maestro en Ciencias de la Educación por la UVM. Doctor en Educación por la UPN. Académico en la UNAM por 30 años. Director de los Centros Autorizados de Servicio (CAS) en Hewlett-Packard de México. Líder de Proyecto Eléctrico en Siemens México. Autor de siete libros publicados por Alfaomega Grupo Editor. Cuatro títulos más en la Editorial Umbral. Y tres títulos más publicados directamente en la Plataforma de Amazon. Además de ser un reconocido conferencista nacional e internacional. Actualmente, es el CEO del Centro Evaluador en Competencias Laborales y Centro de Evaluación Microsoft: “Liderazgo en Certificación”, LICERT, S.A.S. de C.V., avalado por el CONOCER y la SEP. dmtp040964@gmail.com