Metodologías para optimizar el tiempo en las organizaciones del siglo XXI (parte 1)

“Cuando comience a hacer que sucedan las cosas, realmente comenzará a creer que pueda hacer que ocurran. Y eso es lo que hace que las cosas sucedan”: David Allen

David Moisés Terán Pérez *

Estimadas(os) lectoras(es) de esta columna invitada semanal. Buenos días. Le deseo a ustedes, como ya es nuestra costumbre semanal, ¡un extraordinario, productivo, genial, irrepetible, excelente y muy feliz martes!

Hoy iniciaremos el contenido para esta nueva saga. En las organizaciones de este siglo XXI, la productividad es uno de los temas más recurrentes en el mundo de los profesionales y de las empresas. Y es que no puede ser de otra manera, ya que este concepto define en gran medida: la agilidad y la rentabilidad de una unidad de negocio(s), la capacidad de trabajo de una persona, la efectividad, la optimización e incluso el valor de un producto, de un bien y/o de un servicio en el mercado (Aguiar, 2021). Entonces, hay preguntas que responder como las siguientes, entre muchas otras:

1. ¿Qué es la productividad?
2. ¿Qué significa ser productivo?
3. ¿Cuál es la diferencia entre producción y productividad?
4. ¿Cómo tener más productividad?
5. ¿Cuáles son las ventajas de una organización productiva?
6. ¿Qué afecta negativamente la productividad?
7. ¿Cómo tener productividad al hacer trabajo en casa (Home Office)?
8. ¿Cómo utilizar la Matriz de Eisenhower, y el Método GTD (Getting Things Done), de David Allen, para mejorar la productividad?
9. ¿Cuáles son los principales indicadores de la productividad?
10. ¿Cuáles son las herramientas de productividad que se necesita saber y conocer, para gestionar efectivamente una organización en la segunda década del siglo XXI?
11. ¿Cómo puede el software de gestión, aumentar la productividad en una organización?
12. ¿En qué consiste el método o el modelo ALPEN de Lothar Seiwert?

A lo largo de esta nueva saga, se irán respondiendo las preguntas anteriores, con el objetivo de coadyuvar a los gerentes y a los directivos de las organizaciones; así como al público en general, a conocer este interesante tema de la productividad y de la efectividad en el uso del tiempo; así como en cómo obtener excelentes resultados, tanto en lo personal como en lo colectivo; tanto dentro, como fuera de las organizaciones (Aguiar, 2021). Comencemos:

1.  ¿Qué es la productividad? La productividad, es la capacidad de realizar la mayor cantidad de trabajo posible con los recursos mínimos requeridos. Es una búsqueda de optimización que nos acompaña en nuestra vida personal, y dentro de las organizaciones. Es también, una búsqueda incesante que forma parte de la mentalidad de quienes quieren tener éxito tanto en lo individual, como en lo colectivo. La productividad en general, siempre está conectada a un equilibrio de dos “indicadores” fundamentales:
2. La cantidad y la calidad del trabajo realizado.
3. Así como de los recursos utilizados para realizar ese trabajo.

Se menciona cantidad y calidad, porque el éxito de una tarea a realizar, depende mucho de su naturaleza. A menudo el objetivo es cuantitativo —por ejemplo, se necesita escribir tres informes—; mientras que otras veces, puede ser un parámetro absolutamente cualitativo —se requiere crear una pieza innovadora para que un cliente la apruebe—. Por otra parte, tratando de recursos utilizados —el más valioso de ellos es, sin duda, el tiempo—. Después, vienen cuestiones como el dinero, los recursos físicos —como son suministros de oficina y/o los insumos (materias primas) para producir un producto básico—, los recursos de personal —tamaño del equipo—, entre muchos otros.

•  ¿Qué significa ser productivo? La noción más importante que debe estar en la mente de cualquier persona que quiera ser productivo, es que la efectividad —la sumatoria de la eficacia y de la eficiencia—, es diametralmente diferente a la prisa. Una persona productiva, no es la que trabaja a “100 caballos de fuerza” todo el tiempo. Tampoco es la que puede “pegar” la actividad que está haciendo con la siguiente. Optimizar es un concepto diferente: Es estructurar las tareas, de tal manera que se realicen siguiendo una jerarquía de prioridad, de disponibilidad y de disposición. Así, naturalmente, se llevarán a cabo de la mejor manera posible, respetando los límites del profesional y atendiendo las demandas más importantes. La conclusión de esta reflexión, es sumamente interesante: La productividad tiene mucho más que ver con la planeación estratégica, que con la ejecución real de las actividades. Ser productivo, es saber organizar las responsabilidades, y tener la disciplina para seguir lo establecido. Cuando se cambia el enfoque del trabajo a realizar, en esta nueva visión, se vuelve mucho más fácil ver oportunidades para mejorar el desempeño, tanto en la rutina personal, como en una carrera profesional.
•  ¿Cuál es la diferencia entre la producción y la productividad? Esta es una cuestión que a veces surge en los profesionales, pero es relativamente fácil de resolver. La producción generalmente se refiere al resultado; es decir, la capacidad total de trabajo que se entrega de una persona, y/o de un equipo de trabajo en un contexto dado. La productividad, por otra parte, se trata de cómo el proceso y las personas llegan a esa entrega. Es donde pueden verse tácticas, técnicas, estructuras, y/o herramientas que potencian el resultado final, a través de la acción de las personas y de los procesos productivos.
•  ¿Cómo tener más productividad? El cambio de perspectiva que se mencionó en el apartado: ¿Qué significa ser productivo? —en el punto número 1—, marca en la praxis, una gran diferencia para mejorar la productividad. Pero, se puede ser aún más objetivo, aplicando esta idea a la rutina de una organización, tanto para el trabajo a desarrollar por una persona, como para la gestión de los equipos de trabajo. A continuación, se establecen dos puntos importantes a ese respecto:
• La productividad individual: La productividad individual requiere de mucha disciplina, ya que tiene que ver con la percepción de responsabilidad por las demandas en la vida y en el trabajo. En este sentido, pueden señalarse consejos muy sencillos, que ya tienen un gran impacto en la productividad: Se comienza siempre con las tareas simples y rápidas, para entrar paulatinamente en el ritmo de trabajo efectivo; debe utilizarse alguna metodología y/o una lista para monitorear la evolución y la mejora continua en el puesto de trabajo; igualmente, se dividen los grandes objetivos en pequeñas tareas (Clear, 2020), es el autor del libro que lleva por título “Hábitos Atómicos”, y a esas pequeñas tareas, él las llama hábitos atómicos), tanto para mejorar la motivación, como para estructurar la productividad de manera más efectiva; tampoco debe forzarse la ejecución de más de lo que es posible en la situación actual, so pena de entrar en una presión excesiva; cuando sea imposible lograr todo lo planeado, habrá que enfocarse en lo importante y urgente; también, debe saberse dar como concretada una tarea, cuando su conclusión es subjetiva. Finalmente, cuando el trabajo es creativo, al profesional a menudo le resulta difícil dejar una tarea hasta que se ejecuta exactamente como se imaginaba. Lo anterior es excelente para mejorar la calidad del trabajo, pero a veces, la productividad también tiene que implicar cierto desapego. Comprender cuándo es lo suficientemente bueno para el cliente, es una forma de mejorar en gran medida la efectividad del día a día.
• La productividad colectiva: Los gerentes y los directivos, no sólo tienen que lidiar con su productividad, sino también con la de los equipos de trabajo bajo su mando. Esta parte es generalmente más compleja, porque involucra la gestión de personas con diferentes perfiles y capacidades productivas. Aquí hay algunos consejos que pueden darse: Hay que estructurar siempre el proyecto de manera visual y clara para todos los integrantes del equipo; no debe tenerse miedo de delegar; debe apostarse por herramientas de comunicación y de colaboración efectivas; se requiere fomentar la fraternización entre los equipos de colaboradores tanto dentro, como fuera del trabajo; debe incluirse el descanso y el ocio en la planeación productiva; hay que centrarse en controlar las tareas, no a las personas; se requiere estar abierto a todos los integrantes del equipo de trabajo, para proporcionar información sobre las mejores maneras de hacer el mismo trabajo a través de las mejores prácticas; se necesita realizar un seguimiento de los indicadores de productividad (o indicadores de rendimiento). La mejor manera de trabajar en la productividad colectiva, es expandir la idea de optimizar el propio trabajo a todo un equipo. Entonces, cuando se ve a un grupo de personas como un sistema, trabajando hacia un solo objetivo, se aumentará la productividad general en la organización.
•  ¿Cuáles son las ventajas de una organización productiva? Por supuesto, que la productividad siempre es, y será positiva. Pero lo que ahora se quiere, es definir cómo lograrlo. La importancia de cambiar esta mentalidad sobre la planificación productiva es el impacto práctico que tiene en las organizaciones; y son las siguientes recomendaciones, las que lo harán posible:
• Más agilidad y mayor efectividad: El efecto más evidente de aumentar la productividad, es simplificar las tareas, las actividades y los procesos. Esto influirá directamente en los plazos dados a los clientes, y en la disponibilidad de los profesionales —que en algunos casos—, tienen la flexibilidad de trabajar en varios roles de manera alternada.
• Ahorro de recursos: Como ya se mencionó con antelación, la productividad significa hacer más con los mismos recursos o de ser posible, con menos insumos. La consecuencia de esto, es siempre el ahorro de los recursos que ya se mencionaron previamente en párrafos anteriores —especialmente el tiempo—. Esto también influye en la reducción de los desperdicios; e incluso, puede hacer que la organización sea sostenible y altamente rentable —una preocupación sumamente importante para el futuro de la empresa—.
• Reducción de los costos de producción: Si la empresa utiliza menos recursos, gasta menos dinero. Y, por ende, si gasta menos dinero, es capaz de incrementar la rentabilidad y, con ello, lograr algunas ventajas importantes en el mercado como: Precios más competitivos, mayor capacidad de inversión, y la posibilidad de contratar nuevos talentos.
• Más competitividad: Además del precio, la relación entre la calidad y la velocidad de entrega es vital para el éxito de una organización. Cuanto más productivo se es, más de ambas categorías (calidad y velocidad de entrega) se podrán ofrecer, para ganarse la confianza y la relativa lealtad del cliente. Es difícil como cliente, no comprarle a una empresa que hace mucho; que además lo hace extraordinariamente bien; y que lo hace y lo entrega muy rápido.
• Más enfoque en la creatividad y en la innovación: Los procesos optimizados y la productividad bien estructurada, crean un entorno más estimulante para la creatividad y la innovación dentro de una organización. Esto es producto de que el equipo no está constantemente siguiendo el calendario, y siendo presionado con los habituales retrasos. La efectividad les da la tranquilidad de probar, de discutir y de correr riesgos relativamente calculados. Por lo que, donde hay estructura, hay creatividad.
• Atracción de nuevos talentos: Si una empresa está bien organizada en sus procesos, es altamente competitiva en el mercado, y está abierta a la creatividad de los profesionales que la conforman, y esta condición, es naturalmente, un atractivo para atraer a nuevos talentos. Teniendo esto, es posible crear un círculo de valor, en el que las personas competentes aumentan la efectividad, y atraen a más personas competentes. Tener esta imagen en el mercado, marca la diferencia para atraer tanto a profesionales como a clientes; y es lo que se llama ventaja competitiva, ventaja comparativa, y ventaja competitiva tecnológica.

(Continuará…)

Referencias:

Aguiar, Adriana. (2021). Todo sobre la productividad, y cómo ser más productivo en el trabajo. Recuperado de: https://rockcontent.com/es/blog/productividad/ (Consultado en Marzo del 2023).

Clear, James. (2020). Hábitos atómicos. México: Diana Editorial.

* Ingeniero Mecánico Electricista por la UNAM. Especialidad en Habilidades Docentes por la UNITEC. Maestro en Microelectrónica por la Université Pierre et Marie Curie de París. Maestro en Alta Dirección por el IPADE. Maestro en Ciencias de la Educación por la UVM. Doctor en Educación por la UPN. Académico en la UNAM por 30 años. Director de los Centros Autorizados de Servicio (CAS) en Hewlett-Packard de México. Líder de Proyecto Eléctrico en Siemens México. Autor de siete libros publicados por Alfaomega Grupo Editor. Cuatro títulos más en la Editorial Umbral. Y tres títulos más publicados directamente en la Plataforma de Amazon. Además de ser un reconocido conferencista nacional e internacional. Actualmente, es el CEO del Centro Evaluador en Competencias Laborales y Centro de Evaluación Microsoft: “Liderazgo en Certificación”, LICERT, S.A.S. de C.V., avalado por el CONOCER y la SEP. dmtp040964@gmail.com