La transformación digital en las mipyme mexicanas (parte 3)
“No hay peor pérdida de tiempo, que hacer extraordinariamente bien algo que no debía haberse hecho nunca”: Peter Ferdinand Drucker (austriaco: “El padre de la administración estratégica”)
🖋 David Moisés Terán Pérez *
Este día continuaremos desarrollando contenido para la saga titulada “La transformación digital en las mipyme mexicanas”, a través del tema “Estrategias para iniciar la transformación digital” y los subtemas: “Diagnóstico digital: ¿por dónde empezar?”, “Definición de objetivos y de métricas de éxito”, “Selección de las herramientas tecnológicas adecuadas” y “Plan de implementación y de gestión del cambio”. La importancia de este tópico es continuar ofreciendo a las mipyme mexicanas ventajas competitiva, comparativa y competitiva tecnológica. Comencemos.
ESTRATEGIAS PARA INICIAR LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN LAS MIPYME MEXICANAS
La transformación digital es, hoy más que nunca, una travesía que las micro, las pequeñas, y las medianas empresas mexicanas (mipyme), deben emprender para sobrevivir, para diferenciarse, y para prosperar en un entorno globalizado, dinámico y digitalizado. Sin embargo, el camino hacia la digitalización no es lineal ni uniforme; requiere visión, compromiso y metodologías estructuradas. A continuación, se desarrollan detalladamente los subtemas fundamentales para iniciar correctamente con este importante proceso.
DIAGNÓSTICO DIGITAL: ¿POR DÓNDE EMPEZAR?
El primer paso en cualquier táctica de transformación digital es realizar un diagnóstico digital integral del estado actual de la organización. Este diagnóstico es crucial para identificar las capacidades existentes, las brechas tecnológicas, los retos organizacionales, y las oportunidades de mejora. Pero, y ¿qué es un diagnóstico digital? “Un diagnóstico digital es una evaluación sistemática de los procesos, de las herramientas, de la cultura, y de las competencias tecnológicas de una organización” (KPMG México, 2021). Su objetivo es obtener una visión clara y objetiva de la situación actual, respecto al uso de tecnologías digitales, así como del grado de madurez digital alcanzado. ¿Por dónde empezar? El proceso inicia con la recopilación de información en torno a los siguientes ejes:
- Procesos internos: ¿Qué procesos son manuales, y cuáles están automatizados?
- Tecnologías utilizadas: ¿Qué software y qué hardware están implementados?
- Competencias digitales del personal: ¿Cuáles son los conocimientos, y cuáles son las habilidades tecnológicas del equipo?
- Cultura organizacional: ¿Existe apertura al cambio y a la innovación?
- Relación con los clientes y con los proveedores: ¿Cómo se utilizan los canales digitales para interactuar con ellos?
A continuación, se explica las herramientas y las metodologías para el diagnóstico; es decir, existen diversas metodologías y diferentes herramientas para realizar los diagnósticos digitales. Entre las más usadas se encuentran las siguientes:
- Modelo de madurez digital: Permite medir el grado de digitalización de una empresa en diferentes dimensiones (estrategia, procesos, tecnología, cultura, clientes). Ejemplo: The Digital Maturity Model, (Deloitte, 2025).
- Cuestionarios de autodiagnóstico: Herramientas como: The Self-Assessment Tool for SME, de la Unión Europea (European Commission, 2024); o el diagnóstico digital de la Secretaría de Economía (2024), permiten que las empresas identifiquen rápidamente su nivel de digitalización.
- Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades): Un análisis clásico, que ayuda a contextualizar el entorno digital.
Ejemplo actual: Una mipyme del sector comercio en la ciudad de Monterrey puede iniciar su diagnóstico digital, empleando el autodiagnóstico gratuito de la Secretaría de Economía. Al responder preguntas sobre sus ventas en línea, sus procesos administrativos digitalizados, y el uso de redes sociales, la empresa identifica que sólo el 10% de sus ventas proviene de canales digitales, y que no utiliza ninguna plataforma de gestión interna. Este diagnóstico revela la necesidad urgente de fortalecer su presencia en línea, y de digitalizar sus procesos administrativos (Secretaría de Economía, 2023). Las buenas prácticas recomendadas son las siguientes:
- Involucrar a todo el personal en el diagnóstico para obtener una visión integral.
- Realizar entrevistas y talleres con los diferentes equipos.
- Comparar resultados con empresas del mismo sector (benchmarking digital).
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y DE MÉTRICAS PARA EL ÉXITO
Una vez realizado el diagnóstico, es esencial definir objetivos claros y medibles que guíen la estrategia de transformación digital. La definición de objetivos sin métricas específicas puede llevar a esfuerzos dispersos, sin un rumbo definido ni una evaluación objetiva del progreso. Pero ¿cómo definir objetivos efectivos? Se recomienda utilizar la metodología SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Tiempo definido), para la definición de objetivos. Ejemplo: “Incrementar en un 30% las ventas digitales en el plazo de 12 meses mediante la implementación de una tienda en línea”. Los pasos recomendados son los que a continuación se definen de acuerdo con Deloitte, (2025):
- Basarse en los resultados del diagnóstico digital.
- Involucrar a las diferentes áreas de la organización, para asegurar alineación y realismo.
- Priorizar los objetivos y las metas, que aporten el mayor valor, y sean alcanzables con los recursos disponibles.
Ejemplo actual: Una empresa de servicios de consultoría, define como objetivo reducir el tiempo de respuesta a sus clientes en un 50% en seis meses, mediante la adopción de herramientas de automatización de respuestas y de seguimiento. Para medirlo, utilizará indicadores como el tiempo promedio de respuesta, y la satisfacción del cliente (NPS).
Por lo tanto, las métricas de éxito (KPI: Key Performance Indicators), son esenciales para medir el impacto de las acciones, y para tomar decisiones basadas en datos. Algunos ejemplos de métricas relevantes en la transformación digital para mipyme incluyen:
- Ventas digitales: Porcentaje de ingresos que provienen de los canales digitales.
- Productividad: Tareas completadas por cada colaborador, antes y después de digitalizar los procesos.
- Costos operativos: Reducción de los gastos por automatización.
- Satisfacción del cliente: Indicadores como: Net Promoter Score, (NPS).
- Alcance digital: Número de seguidores, interacción en las redes sociales, tráfico web.
Las herramientas para el monitoreo de las métricas son las siguientes:
- Google Analytics®: Para medir el tráfico, y las conversiones en los sitios web.
- Herramientas de CRM, como HubSpot® o Zoho CRM®: Para el seguimiento de los clientes, y de las ventas.
- Plataformas para encuestas de satisfacción: Como SurveyMonkey®.
Ejemplo práctico: Una mipyme gastronómica en la Ciudad de México (CDMX), establece como objetivo, aumentar la frecuencia de compra de clientes recurrentes, usando un sistema de puntos digital. Para medir el impacto, implementa un CRM, y realiza encuestas mensuales. En seis meses, reporta un incremento del 25% en la recurrencia de sus clientes (Observatorio de Economía Digital, 2024).
SELECCIÓN DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS ADECUADAS
La selección de herramientas tecnológicas es un factor crítico en la transformación digital. No se trata de implementar tecnología por moda, sino de elegir soluciones alineadas con los objetivos estratégicos y que generen valor real. Las consideraciones clave para la selección son las siguientes:
- Compatibilidad: ¿La herramienta se integra con los sistemas existentes?
- Escalabilidad: ¿Puede crecer junto con la empresa?
- Costo/beneficio: ¿El retorno de la inversión (ROI), justifica el gasto?
- Facilidad de uso: ¿Qué curva de aprendizaje implica para el personal?
- Soporte y seguridad: ¿Qué tan confiable es el proveedor, en términos de soporte y de protección de los datos?
Las categorías de herramientas esenciales son las siguientes:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Sistemas integrales para la gestión de recursos, de inventarios, de ventas, y de contabilidad (Ejemplo: SAP Business One®, Odoo®, o Contpaq®).
- CRM (Customer Relationship Management): Software para gestionar las relaciones con los clientes y con las ventas (Ejemplo: Salesforce®, HubSpot®, o Zoho CRM®).
- Automatización de marketing: Herramientas para campañas digitales, email marketing, para la gestión de las redes sociales (Ejemplo: Mailchimp®, Hootsuite®, o RD Station®).
- Comercio electrónico: Plataformas para ventas en línea (Ejemplo: Shopify™, Tiendanube®, o WooCommerce®).
- Comunicación y colaboración: Herramientas como Slack®, Microsoft Teams®, o Google Workspace®.
- Facturación electrónica, y gestión administrativa: Sistemas como Facturama®, Bind ERP®, o Aspel SAE®.
Ejemplos actuales (Forbes México, 2025):
- Una mipyme textil en Puebla opta por implementar Odoo® como sistema ERP (Enterprise Resource Planning), por su flexibilidad, integración con los módulos de ventas, con los inventarios y con las compras; y por su adaptación al contexto mexicano. Como resultado, logra reducir errores en el inventario, y mejorar la toma de decisiones basada en los datos.
- Otra mipyme del sector de los servicios en Guadalajara, decide incorporar Microsoft Teams®, y Google Workspace®, para mejorar la colaboración remota, obteniendo una reducción del 40% en el tiempo de coordinación de proyectos.
El proceso de selección sugerido es el siguiente (BBVA, 2025):
- Identificar necesidades concretas según los objetivos estratégicos.
- Investigar y comparar soluciones tecnológicas (revisar opiniones, demostraciones, pruebas gratuitas, etcétera).
- Solicitar asesoría a expertos o consultoras especializadas en transformación digital.
- Valorar el acompañamiento, y el soporte postventa del proveedor.
- Realizar pruebas piloto antes del despliegue total de la herramienta.
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Y DE GESTIÓN DEL CAMBIO
Elegir las herramientas adecuadas es sólo el inicio. La verdadera transformación digital ocurre cuando la tecnología se integra en la cultura y en los procesos de la empresa. Para ello, se requiere un plan de implementación detallado, y una efectiva gestión del cambio (Brightline Initiative, Project Management Institute & Thinkers50, s. F.). A continuación, se explican las fases de un plan de implementación:
- Preparación: Establecimiento de un equipo líder de proyecto, comunicación clara de los objetivos a todo el personal, y definición de un cronograma con etapas y responsables.
- Capacitación: Formación continua del personal en el uso de las nuevas tecnologías. Ejemplo: Cursos en línea (Coursera™, EdX™, Crehana™), talleres internos, sesiones de mentoría, etcétera.
- Despliegue progresivo: Implementación gradual de herramientas (pruebas piloto, ajustes, escalamiento por áreas y/o por procesos).
- Monitoreo y ajuste: Seguimiento de indicadores clave (KPI), y una realimentación constante para corregir las desviaciones.
- Sostenibilidad y mejora continua: Promover una cultura de aprendizaje y de adaptación permanente.
Por otra parte, la gestión del cambio implica acompañar a las personas en la transición hacia nuevas formas de trabajo. Es uno de los mayores retos en la transformación digital, ya que implica modificar hábitos, romper resistencias y alinear expectativas. Estrategias de gestión del cambio:
- Comunicación transparente: Informar al personal sobre los beneficios, las etapas, y los retos del proceso digital.
- Participación activa: Involucrar a las personas clave en la toma de decisiones, y en la identificación de las áreas de mejora.
- Reconocimiento: Celebrar logros y avances, motivando la adopción de nuevas herramientas.
- Capacitación y soporte: Ofrecer formación continua, y asistencia personalizada.
- Gestión de expectativas: Aceptar que los resultados requieren tiempo, y que los errores son parte del aprendizaje.
Ejemplo actual: Una mipyme de servicios financieros en Querétaro decidió digitalizar su proceso de atención al cliente mediante la integración de WhatsApp Business API ([URL]), lo que implicó la capacitación de su equipo para atención en línea, el rediseño de procesos y la elaboración de nuevas métricas de calidad. La empresa realizó sesiones quincenales de retroalimentación y reconoció públicamente a quienes se adaptaron exitosamente a la nueva herramienta, logrando mejorar el tiempo de respuesta y el nivel de satisfacción de sus clientes (Expansión 2025). Los errores más frecuentes, y cómo evitarlos según la IEBS School (2023), son los siguientes:
- Subestimar la resistencia al cambio.
- No dedicar tiempo suficiente a la capacitación.
- No medir ni ajustar el proceso de transformación.
- Falta de liderazgo claro durante la transición.
CONCLUSIÓN
Iniciar la transformación digital es un proceso multidimensional que requiere visión estratégica, planificación rigurosa y ejecución disciplinada. El diagnóstico digital es el punto de partida para conocer la realidad de la empresa y sentar bases sólidas. La definición de objetivos y métricas orienta los esfuerzos y permite medir el progreso. La selección de herramientas tecnológicas debe responder a necesidades reales y no a tendencias. Finalmente, el éxito depende, en gran medida, de la capacidad de gestionar el cambio, involucrando y capacitando a todas las personas que integran la empresa. Las mipyme mexicanas que logren avanzar con solidez en estos pasos estarán mejor preparadas para hacer frente a los desafíos de la economía digital, aprovechar nuevas oportunidades de negocio y construir ventajas competitivas sostenibles en un mundo cada vez más digital.
Hasta aquí con la tercera entrega de este tema. La próxima semana continuaremos con la cuarta, y que tratará el siguiente subtema: “Edge Computing (Computación en el borde)”. Reciban un cordial saludo desde la Bahía de Banderas (Puerto Vallarta y la Riviera Nayarit) Nuevamente, muchas gracias. (Continuará…)
Referencias:
Banco Interamericano de Desarrollo (BID). (2020). COVID-19: ¿Una oportunidad para la transformación digital de las PyME? Recuperado de: https://blogs.iadb.org/innovacion/es/covid-19-oportunidad-transformacion-digital-pymes/ (Consultado en Julio del 2025).
BBVA. (2025). Cómo elegir tecnología para tu PyME. Recuperado de: https://www.bbva.mx/educacion-financiera/banca-digital/que-es-pyme-digital.html (Consultado en Julio del 2025).
Brightline Initiative, Project Management Institute & Thinkers50. (s. F.). The digital transformation playbook: What you need to know and do. Recuperado de: https://rvdownloads.s3.amazonaws.com/uploads/downloads/books/Digital_Transformation_Playbook.pdf (Consultado en Julio del 2025).
Deloitte. (2025). Digital maturity model and digital pivots: Deloitte insights. Recuperado de: https://www.deloitte.com/us/en/insights/topics/digital-transformation/digital-maturity-pivot-model.html (Consultado en Julio del 2025).
Expansión. (2025). Cómo gestionar la transformación digital en tu PyME. Recuperado de: https://expansion.mx/opinion/2025/04/24/transformacion-digital-en-las-pymes-mexicanas-claves-para-el-exito (Consultado en Julio del 2025).
Forbes México. (2025). 10 herramientas digitales imprescindibles para PyME. Recuperado de: https://forbes.com.mx/ad-el-salto-de-las-pymes-mexicanas-amazon-el-aliado-para-su-crecimiento/ (Consultado en Julio del 2025).
IEBS School. (2023). Gestión del cambio en la transformación digital de las PyME. Recuperado de: https://www.iebschool.com/hub/7-tips-para-implementar-la-transformacion-digital-para-pymes/ (Consultado en Julio del 2025).
Instituto Nacional del Emprendedor (INADEM). (s. F.). Manual de organización general. Recuperado de: https://www.inadem.gob.mx/wp-content/uploads/2018/10/Manual-de-Organizaci%C3%B3n-General-INADEM.pdf (Consultado en Julio del 2025).
KPMG México. (2021). Transformación digital en la empresa. Recuperado de: https://kpmg.com/mx/es/home/campaigns/2021/07/transformacion-digital-en-la-empresa.html (Consultado en Julio del 2025).
Secretaría de Economía. (2023). Diagnóstico digital para las MiPyME. Recuperado de: https://www.gob.mx/se/documentos/diagnostico-digital-para-las-mipyme (Consultado en Julio del 2025).
Secretaría de Economía. (2024). MIPyME mexicanas: El motor de nuestra economía [Informe]. Recuperado de: https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/923851/20240626_Dosier_MIPYMES_SALIDA_Interactivo_5_.pdf (Consultado en Julio del 2025).
