Columna invitada

Metodologías para optimizar el tiempo en las organizaciones del siglo XXI (parte 2)

La mejor manera de tener una extraordinaria idea, es tener muchas ideas”: David Allen


David Moisés Terán Pérez *

Estimadas(os) lectoras(es) de esta columna invitada semanal. Buenos días. Les deseo a ustedes como ya es nuestra costumbre semanal en este espacio: ¡un extraordinario, productivo, genial, irrepetible, excelente y muy feliz martes! Hoy continuaremos el desarrollo de contenido para esta bonita, entretenida e informativa saga.

¿Qué y cómo se afecta negativamente la productividad? Luego de conocer los factores que mejoran la productividad y sus beneficios, es el momento de entender el impacto negativo de no ocuparse por el tema de la negatividad dentro de una empresa; y cómo afecta en su productividad, tanto personal como de manera colectiva, tal y como lo menciona Aguiar (2021; p. 8-9). Y esos elementos nefastos son los siguientes:

  • Falta de una efectiva organización operativa: El colapso de una organización, puede convertirse en una “bola de nieve”. Porque cuando los equipos de trabajo no saben exactamente en dónde se encuentran dentro del proyecto, hay muchos ruidos de comunicación y el re-trabajo es una constante. Estas características son terribles para la productividad. Cuantas más incertidumbres existan, más difícil es entregar un buen trabajo a tiempo.
  • Falta de una adecuada definición de responsabilidades: Y, tratando el tópico de la incertidumbre, debe considerarse que delegar es una responsabilidad y una obligación de los gerentes y directivos altamente efectivos. Cuando un profesional en este puesto quiere abarcar todo el proyecto, lo que provoca son “cuellos de botella” en su propio negocio, de ahí, la importancia de saber delegar. La productividad requiere de decisiones y de acciones rápidas. Esto no se logra haciendo que todo el equipo espere a que una sola persona procese toda la información para decidir qué hacer a continuación.
  • Problemas para priorizar las tareas a realizar: Como se ha establecido, la productividad está fuertemente influenciada por la planeación estratégica, mucho antes de la ejecución. En el corazón de esta idea, está la capacidad para priorizar qué tareas deben realizarse, y en qué orden. Cuando no existe tal preocupación, puede haber una falsa sensación de un entorno productivo, lleno de muchas actividades que se realizan y se completan en poco tiempo. Pero cuando las personas se detienen a repasar lo que se ha hecho, ven que muchos de los aspectos realmente importantes, han quedado atrás sin efectuarse.
  • Bajo apoyo a la creatividad y a la innovación: La creatividad y la innovación, generan la productividad. No solamente al fomentar un trabajo de calidad con pocos elementos, sino en los propios insights para llevar a cabo procesos de una manera altamente efectiva. Es una realidad, de que una empresa que no está abierta a nuevas ideas, es una empresa estancada que no puede sacar el máximo partido a su productividad.
  • Falta de soporte tecnológico (ventaja competitiva tecnológica): La tecnología actual es fundamental para garantizar la productividad dentro de las empresas. Gran parte de la ineficiencia de sus procesos productivos todavía está ligada a tareas análogas y mecánicas, que consumen tiempo y recursos de los profesionales responsables. Este es un punto tan importante, que es casi imposible para una empresa, competir en el borde del mercado sin asistencia tecnológica. Es un tipo de producción completamente inviable tanto en el presente, como para el futuro.
  • Poco cuidado de/en la salud de las personas: Puede hablarse de procesos, de herramientas, de tecnologías; pero la productividad —al fin y al cabo—, viene de las personas. Es el equipo de trabajo, el que busca soluciones creativas para ofrecer excelentes trabajos. Pero, ¿y quién puede ser creativo, innovador, y/o efectivo cuando llega el cansancio?, ¿cuándo la presión, la tensión, el miedo (el estrés), y la ansiedad, limitan su poder de análisis y de decisión?, o, ¿cuándo los dolores corporales y las enfermedades, no permiten que una persona se concentre en lo que está haciendo? Por lo que, ser productivo no siempre significa hacer todo lo posible, sino hacer lo mejor que se pueda. Una empresa que no se preocupa por la salud de sus colaboradores, puede tener la percepción de muchas horas trabajadas, pero ese tiempo se vuelve vacío e improductivo. Lo mejor que puede hacer una persona, es equilibrar el bienestar y las obligaciones. Es entender que la estructuración de los procesos, es mucho más importante, que exigir demasiado a las personas.

Seis valiosos consejos para aumentar la productividad en las organizaciones: Se debe considerar que no todo es un punto negativo en/para la productividad de una organización; independientemente de su tamaño, de su sector, de su nicho de mercado al cual atiende, entre otros factores. De hecho, con unos simples y sencillas sugerencias, es muy posible poder corregir la mayoría de los errores, de las deficiencias, y/o de las carencias que se presentan al interior de una empresa; y superando esas limitantes, es factible comenzar a mostrar resultados diferentes e increíbles. Y, entre esas sugerencias, se destacan las siguientes:

  1.  Establecer siempre metas claras: ¿Se está totalmente de acuerdo, que para poder llegar a un lugar, primero se necesita saber cuál es ese lugar; y después, establecer cómo arribar a dicho sitio —es decir, establecer “un mapa de ruta”—? Entonces, el primer paso para saber a dónde llegar, es definir unos objetivos y unas metas claros(as). Hay que establecer los objetivos y las metas comerciales importantes para la empresa; pero que sean realmente alcanzables.
  2.  Crear un calendario de acciones: Ahora que ya se sabe a dónde se va, y se debe organizar el “cuándo”. Un cronograma de acciones es importante para que se pueda comprender lo que está haciendo cada integrante del equipo de trabajo, y también para que se sepa qué debe hacerse, y cuándo. Este calendario no tiene por qué ser solamente de acción. De hecho, todos los esfuerzos de la organización, merecen un calendario —desde el blog, hasta las reuniones—. ¡Debe organizarse todo!
  3.  Establecer metas medibles y alcanzables: Ya se tiene un objetivo claro; pero, ¿cuál es la forma de llegar hasta allí? Las metas claras demuestran que todo está funcionando bien —o conocer que hay que mejorar—, y al mismo tiempo, lo que motiva al equipo de trabajo, y también, fomenta la optimización de esfuerzos (sinergia organizacional). Después de todo, nadie quiere estar detrás de la meta establecida, ¿verdad?
  4.  Elegir las métricas adecuadas: Para evaluar el desempeño de las acciones de una organización, son indispensables las métricas claras. Ayudan a entender si se está alcanzando la meta esperada; y motivan al equipo de trabajar, a seguir con el buen trabajo, y también a elevar el nivel de acciones, en caso de que los resultados no sean los esperados. Deben escogerse las métricas que mostrarán al equipo de trabajo, el estado real de las acciones, y también proporcionarán insights, sobre todo, de lo que se puede mejorar.
  5.  ¡Registrar todas las ideas en el momento en que éstas surjan! Se sugiere usar herramientas informáticas para el almacenamiento de notas —como Evernote, Keep, o Notes de iOS—  para guardar esas ideas en un lugar en donde no se puedan olvidar, y posteriormente, explorarlas.
  6.  No debe decirse que sí a todo: “Sí” es la palabra más peligrosa para los equipos productivos, cuando no se utiliza adecuada y oportunamente. Se puede ser un profesional de muy alto rendimiento, y con amplios conocimientos en un área específica, por lo que se es un punto de referencia para los compañeros. Pero, ¿cuánta dificultad imprime eso a las tareas diarias? No se puede decir que sí a todo lo que le pregunten a una persona, y hay que tratar de seleccionar bien a qué se va a dar una respuesta afirmativa; porque de lo contrario, no se avanzará en las actividades realmente importantes y representativas que llevarán a conseguir lo establecido en la planeación estratégica.

¿Cómo tener productividad en la oficina en casa? El trabajo en casa (home office), es cada vez más común en las empresas. Ya sea por comodidad, por flexibilidad, por necesidad, por emergencias; o por una combinación de las anteriores. Trabajar desde casa, ha sido una buena manera de mantenerse productivo, sin tener que ir a una oficina. Pero, ¿cómo mantener la productividad en casa? A continuación, se presentan algunas buenas prácticas, para poder mantener la concentración y la motivación al trabajar en/desde la casa:

  • Evitar el ruido: Primero, tiene que encontrarse el lugar más tranquilo de/en una casa. Mientras que algunas personas necesitan algo de ruido de fondo para funcionar, otras pueden encontrar cualquier ruido (el ladrido de un perro, un aire acondicionado, niños jugando, el vendedor de tamales, el comprador de usado, entre muchos otros), bastante irritante y molesto. Trabajar en un lugar alejado de televisores, de camas y de otros factores de distracción, es muy importante y benéfico. Además, se debe elegir una habitación que tenga una puerta que pueda cerrarse, para estar aislado del resto de la casa —si se vive con la familia, o con amigos/conocidos—.
  • Organizar el escritorio: Es bastante obvio, que “nadar” entre una gran cantidad de papeles y de materiales de oficina ralentizará el progreso. Pero, ¿qué sí se debe tener realmente a la mano a la hora de trabajar? Solamente tener un cuaderno cerca para anotar cosas importantes; así como una agenda con todas las actividades proyectadas/planificadas. Los recordatorios adheribles (post-its), también pueden funcionar para recordar las tareas del día. Sin embargo, demasiados libros, pilas de hojas, tazas, y otros objetos, distraerán mucho la productividad, sin mencionar la falta de concentración. Sin embargo, debe dejarse la mesa completamente vacía. Debe haber y hacerse espacio para trabajar y para pensar.
  • Escribir todas las ideas rápido, en el momento en que éstas se presenten: En ocasiones, puede tenerse una gran idea, pero hasta que se abre Google Docs®, o algún otro editor de texto, la idea puede desaparecer por completo. Por lo que, hay que asegurarse de que siempre que se tenga una idea, se anote esta inmediatamente. ¡No en veinte segundos, sino en el momento! El trabajo en casa (home office), es posiblemente uno de los mejores lugares para proponer ideas creativas e innovadoras, por lo que no tener un cuaderno o algo para escribir la idea rápidamente, puede ser muy frustrante.
  • Usar el lugar de trabajo y el equipo de cómputo para enfocar el cerebro: ¿Qué es lo primero que se hace cuando una persona se sienta a escribir?, ¿abrir Skype™ o una fuente de noticias?, ¿o, se navega por la Internet? Nada de eso, lo que necesita hacerse, son algunos “trucos” para mantenerte enfocado. Por lo general, se recomienda responder los correos electrónicos (e-mails) al comienzo del día, pero puede ser más productivo hacerlo solamente al final de la jornada laboral. Esto depende totalmente del estilo y disciplina de cada persona. Además de mantener unos límites y establecer una rutina diaria, pueden aplicarse algunas disciplinas para obligar a una persona a concentrarse en el trabajo a realizar. A veces, desconectarse puede ayudarte a evitar el mundo de las distracciones desde la Internet, hasta que se termine la tarea que se está llevando a cabo —por ejemplo, se sugiere utilizar la Técnica Pomodoro— Tener plantas: Las plantas no sólo son bellas desde el punto de vista estético, sino que también convierten los gases de CO2 que se liberan durante todo el día, en oxígeno, para que se pueda respirar con tranquilidad y con mucha confianza. Ayudan a mantener un medio ambiente fresco y saludable. Sin embargo, esto no significa que deba tenerse un invernadero dentro de la oficina y/o de la casa, pero si se trabaja cerca de un jardín o de un bosque, se recomienda deja la ventana abierta.
  • Usar una lista de tareas más pequeña: Antes de comenzar a lidiar con las actividades del día, tómate 10 minutos para crear una lista de cotejo (check list) detallada. Por lo tanto, deben invertirse otros 5 minutos para hacer una lista mucho más pequeña, que se esté seguro de poderse realizar en las próximas horas. Si se proponen demasiadas tareas, por supuesto que no se harán todas. Por lo que, tener una lista más pequeña no sólo ayuda a recordar las tareas y a planificar cada una de ellas, sino que también divide el día en tareas mucho más pequeñas, que seguramente sí se pueden completar satisfactoriamente. Además, cada vez que se pasa el lápiz sobre una tarea completada, estos logros por sí solos, motiva la productividad de las personas (Aguiar, 2021).

(Continuará…)

Referencias:

Aguiar, Adriana. (2021). Todo sobre la productividad, y cómo ser más productivo en el trabajo. Recuperado de: https://rockcontent.com/es/blog/productividad/ (Consultado en Marzo del 2023).

Terán Pérez, David Moisés. (2023). Temas selectos de administración estratégica. EUA: Amazon KDP.

* Ingeniero Mecánico Electricista por la UNAM. Especialidad en Habilidades Docentes por la UNITEC. Maestro en Microelectrónica por la Université Pierre et Marie Curie de París. Maestro en Alta Dirección por el IPADE. Maestro en Ciencias de la Educación por la UVM. Doctor en Educación por la UPN. Académico en la UNAM por 30 años. Director de los Centros Autorizados de Servicio (CAS) en Hewlett-Packard de México. Líder de Proyecto Eléctrico en Siemens México. Autor de siete libros publicados por Alfaomega Grupo Editor. Cuatro títulos más en la Editorial Umbral. Y tres títulos más publicados directamente en la Plataforma de Amazon. Además de ser un reconocido conferencista nacional e internacional. Actualmente, es el CEO del Centro Evaluador en Competencias Laborales y Centro de Evaluación Microsoft: “Liderazgo en Certificación”, LICERT, S.A.S. de C.V., avalado por el CONOCER y la SEP. dmtp040964@gmail.com

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