Metodologías para optimizar el tiempo en las organizaciones del siglo XXI (parte 5)
• Hoy concluiremos esta interesante saga presentando el Modelo ALPEN del economista y catedrático alemán Lothar J. Seiwert
David Moisés Terán Pérez *
Estimadas(os) lectoras(es) de esta columna invitada semanal. Buenos días. Le deseo a todas(os) ustedes, como ya es nuestra costumbre en este espacio, ¡un extraordinario, productivo, genial, irrepetible, excelente y muy feliz martes! Hoy, concluiremos esta interesante saga. Y como se prometió en el artículo pasado se cerrará presentando el Modelo ALPEN del economista y catedrático alemán Lothar J. Seiwert. Comenzamos:
Esta técnica -como ya se mencionó previamente- fue desarrollada por el economista y profesor alemán Lothar J. Seiwert -quien escribió numerosos libros de autoayuda donde mencionaba su técnica, y que él la denominaba como: “Es tan simple, como efectiva”-. También añadió comentarios como que el objetivo, es hacer que el beneficiario se concentre en planificar de manera táctica y ordenada su día a día, estableciendo prioridades, y que sólo requiere cinco minutos diarios de planificación. Gracias a la alta efectividad y gran acogida de este método, hasta el día de hoy, es considerado uno de los más efectivos. Pero, y ¿cómo funciona la técnica? Es muy sencillo, el procedimiento propuesto por Seiwert, Müller y Labaek (2015), ayudará a gestionar el tiempo creando una estructura. Su método se desarrolla paso a paso, quitando poco tiempo de planificación, pero que será recompensado por lo bien que se desarrollarán las tareas en el día a día. Sus siglas ALPEN, retribuyen en palabras alemanas, las cinco actividades a realizar para comenzar:
- A: Lista de actividades (Aufgaben): Este primer paso es el más importante, se debe desarrollar listando todas las actividades a realizar, sin olvidarse de nada. Aquí se incluyen tareas, actividades, reuniones, llamadas telefónicas, responder y/o enviar mensajes de correo urgentes, citas, etcétera. Se tiene claro que mientras transcurre el día, se puede ir añadiendo actividades para realizar, pero será más sencillo ubicarlas en un momento específico, si se tiene una lista con todas las prioridades.
- L: Calcular la duración de cada tarea (Länge): Continuando, se procede a asignar un tiempo en cada una de las tareas de la lista creada en el paso anterior. Cada persona reconoce el tiempo que se demora realizando cada acción, si se considera oportuno, se puede reducir el tiempo, para crear motivación. Por ejemplo, 35 minutos para las reuniones, 10 minutos para enviar y responder correos electrónicos, 5 minutos para realizar y terminar una llamada telefónica efectiva, etcétera. De esta manera, se aumenta la productividad en cada tarea.
- P: Tiempo(s) extra (Pufferzeiten): Se debe dar por sentado que existirán tareas, que aunque tengan un tiempo pre-establecido, seguramente tomarán más tiempo del que una persona se hubiera podido imaginar —o de ser el caso—, llamadas que no se esperaban, y estas son circunstancias que lamentablemente están fuera de control de las personas. Por ese motivo, la técnica ALPEN asigna un 20% del tiempo como duración extra, y a eso se le añaden otros 20%, para tomarse un descanso y/o para realizar actividades sociales.
- E: Plantear prioridades (Entscheidungen): En este paso, se debe volver a revisar la lista y el plan hasta un momento concreto. ¿Es viable resolver todas las actividades en sólo el 60% del tiempo asignado?, ¿cuáles de las tareas son las más urgentes, y cuáles pueden esperar hasta el día siguiente?, ¿algunas de esas actividades pueden delegarse?, etcétera.
- N: Seguimiento (Nachkontrolle): Por último, se miden los resultados. Después del día de trabajo, se comprueba si la forma en la que se desarrollaron los pasos, sí ayudó a mejorar la auto-organización. Se debe aprovechar de toda la experiencia vivida, y se prosigue a realizar los cambios necesarios para que el día siguiente sea aún mejor.
¿Cuáles son las ventajas del Método ALPEN?
- Crear listas, ayudará a organizarse y ser más efectivo(a).
- Ayuda a concientizar sobre cuánto se puede realmente realizar en el día a día.
- Poner límites de tiempo, ayuda a la motivación, perdiendo menos tiempo, y haciendo más tareas.
- Se logran objetivos en corto(s) tiempo(s).
Estimadas(os) Lectoras(es), espero que esta saga haya resultado de su interés y de su beneficio para aprender a gestionar óptimamente su tiempo, porque recordemos que ¡el tiempo es la vida misma! Es un recurso no renovable que, si se pierde, nunca lo recuperaremos. El dinero puede recuperarse, la salud también; sin embargo, el tiempo jamás se recupera. La próxima semana, iniciaremos un nuevo tema. Muchas gracias.
Referencias:
Seiwert, Lothar; Müller, Horst y Labaek, Anette. (2015). Cómo administrar bien el tiempo para caóticos (30 Minutos). España: Editorial Alma.
Terán Pérez, David Moisés. (2023). Temas selectos de administración estratégica. Estados Unidos de América: Amazon KDP.
