Columna invitada

Cómo realizar un plan de acción extraordinario que le permitirá lograr el éxito en la vida y en los negocios (parte 6)

• “The only place success comes before work, is in the dictionary”: Zig Ziglar


David Moisés Terán Pérez *

En esta sexta entrega para configurar un plan de acción exitoso se verá cómo organizar debida y lógicamente este plan de acción, es decir, cómo colocar todos estos elementos juntos en un plan que le permita a usted tomar acción inmediata. Un plan de trabajo es un mapa detallado de los pasos que requiere llevar a cabo para conseguir sus metas. Este es el momento de traducir sus metas a largo plazo en objetivos específicos, y en los cuales pueda comenzar a trabajar de manera inmediata. Es el momento de dividir todo en actividades diarias, semanales, mensuales y anuales. Este paso también consiste en analizar toda la información que usted ha obtenido en las primeras cinco acciones que le llevarán a construir el Plan de Acción Extraordinario final.

Al terminar este proceso, usted se unirá al 3% mundial de personas que han decidido construir este modelo de éxito. Este sexto paso es su Hoja de Ruta hacia el éxito. La estructura del plan de acción se muestra a continuación:

  • Defina su objetivo final: Si no aún tiene claro lo que quiere hacer y lo que quiere lograr, se está preparando para el fracaso. ¿Está planeando una nueva iniciativa? Empieza por definir dónde está y a dónde quiere estar. ¿Resolver un problema? Analice la situación detalladamente, y explore todas las posibles soluciones antes de priorizarlas. Luego, escriba su meta. Y antes de pasar al siguiente paso, ejecute su objetivo a través de los criterios “SMART” (en español Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Oportuno). En otras palabras, asegúrese de que sea:
  • Específico: Bien definido y claro.
  • Medible: Que incluya indicadores medibles para realizar un seguimiento del progreso.
  • Alcanzable: Que sea realista y alcanzable con los recursos, el tiempo, el dinero, la experiencia, etcétera.
  • Relevante: Alineado con sus otros objetivos.
  • Oportuno: Que tenga forzosamente, una fecha de finalización.
  • Enumere los pasos a seguir: El objetivo está claro. ¿Qué debe hacer exactamente? Cree una plantilla aproximada, para enumerar todas las tareas a realizar, las fechas de vencimiento y sus responsabilidades por cumplir. Es importante que se asegures de que usted esté involucrado al 100% en este proceso, y que siempre tenga acceso al documento-plantilla. De esta manera, usted conocerá oportunamente las actividades y las responsabilidades con las que se comprometió en el planeamiento del objetivo. Asegúrese de que cada tarea esté claramente definida y sea alcanzable. Si se encuentra con tareas más grandes y complejas, divídalas en otras más pequeñas, que sean relativamente más fáciles de ejecutar y de administrar.
  • Priorice las tareas, y agregue fechas límite: Es hora de reorganizar la lista priorizando las tareas. Es posible que deba priorizar algunos pasos, ya que pueden bloquear otros sub-pasos. Incluya las fechas límite, y asegúrese de que sean realistas. Verifique la factibilidad de ejecución y de las fechas, para no caer en incumplimiento(s) por procrastinación. Eso es fatal para sus objetivos.
  • Identifique los recursos necesarios: Antes de comenzar su plan de ejecución, es crucial asegurarse de tener todos los recursos necesarios a la mano, para completar las tareas. Y si no están disponibles actualmente, primero debe hacer un plan para adquirirlos y disponer de ellos sin restricción. Esto también debe incluir su presupuesto. Puede asignar una columna en su plan de acción, para marcar el costo de cada tarea.
  • Visualice siempre su plan de acción: El objetivo de este paso es crear algo que usted pueda entender de un vistazo y que se pueda visualizar en todo momento que lo requiera. Ya sea que su plan de acción tenga la forma de un diagrama de flujo, un diagrama de Gantt o de una simple tabla; asegúrese de que comunica claramente los elementos que ha identificado hasta ahora: Tareas, compromisos, fechas límite, recursos, conocimientos, habilidades, destrezas, competencias, certificaciones, entre otras cosas. Este documento debe ser de fácil acceso para usted, y debe ser editable.

Las ventajas de elaborar un plan de acción, son las siguientes: La planificación le ayuda a prepararse para solucionar todos los obstáculos que se avecinan, y para mantener el rumbo. Y con un plan de acción efectivo, aumentará su productividad y se mantendrá siempre concentrado. Estos son algunos de los beneficios de un plan de acción que debe conocer:

  • Le da una dirección clara: Como un plan de acción destaca exactamente qué pasos se deben tomar, y cuándo deben completarse, entonces, usted sabrá exactamente lo que debe hacer y cómo lo debe realizar.
  • Tener sus metas escritas y planificadas por pasos, le dará una razón para mantenerse motivado y comprometido durante todo el desarrollo del plan, y así conseguir sus objetivos, metas y/o sueños, en el tiempo previamente estipulado.
  • Con un plan de acción, puede realizar un seguimiento de su progreso hacia la consecución de sus objetivos.
  • Dado que enumera todos los pasos que debe completar en su plan de acción, eso le ayudará a priorizar sus tareas, según el esfuerzo y el impacto requeridos.

Finalmente, en este mundo globalizado y de uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC), se tienen algunas aplicaciones informáticas (apps), que pueden ayudarle a desarrollar su plan de acción, y entre las más recomendadas están las siguientes:

  • Monday.com: Es un sistema operativo de trabajo basado en la nube, en donde usted crea aplicaciones de flujo de trabajo en minutos para ejecutar sus procesos, sus acciones, y el trabajo diario. Usted da forma a sus flujos de trabajo y proyectos, sin código, con una plataforma que se adapta rápidamente a las necesidades cambiantes. Características clave:
  • Registro de actividad(es).
  • Campos personalizables.
  • Seguimiento de la fecha de vencimiento.
  • Actualizaciones de correo.
  • Actividades de ejecución.
  • Asana: Es una solución de gestión del trabajo que permite la colaboración y la comunicación entre usted y un equipo de apoyo o de asesores. Use Asana para administrar iniciativas, crear proyectos y luego crear tareas dentro de estos proyectos. Asigne tareas a sus compañeros de equipo, agréguelos como ejecutores de tareas que le acompañen en la ejecución efectiva de los objetivos establecidos en el plan de acción a efectuar. Características:
  • Panel de actividad.
  • Alimentación de actividad(es).
  • Seguimiento de asignaciones
  • Actualizaciones automáticas a la bandeja de entrada/correo electrónico.
  • Automatización y reglas a seguir y cumplimentar.
  • Wrike: Es una herramienta de gestión de actividades y de colaboración basada en la nube, que ayuda a los usuarios a gestionar planes de principio a fin, proporcionando visibilidad y control total sobre las tareas. La solución integral lleva los planes desde la solicitud inicial, hasta el seguimiento del trabajo. Características:
  • API.
  • Control de acceso.
  • Panel de actividad.
  • Gestión de actividades.

En conclusión, realice su plan de acción, siguiendo las recomendaciones establecidas en este artículo, con la finalidad de que comience ahora la actividad, y para que en el plazo establecido, obtenga lo que se haya fijado como meta(s). Ya no lo siga postergando. Por favor, decídase a tener éxito ya. La próxima semana, cerraremos este plan de acción extraordinario para alcanzar el éxito en la vida y en los negocios. ¡Felicidades! (Continuará…)

* Ingeniero Mecánico Electricista por la UNAM. Maestro en Microelectrónica por la Université Pierre et Marie Curie de París. Maestro en Alta Dirección por el IPADE. Maestro en Ciencias de la Educación por la UVM. Doctor en Educación por la UPN. Académico en la UNAM por 30 años. Director de los Centros Autorizados de Servicio (CAS) en Hewlett-Packard de México. Líder de Proyecto Eléctrico en Siemens México. Autor de seis libros publicados por Alfaomega Grupo Editor. dmtp040964@gmail.com

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