Cómo realizar un plan de acción extraordinario que le permitirá lograr el éxito en la vida y en los negocios (parte 6)
• “The only place success comes before work, is in the dictionary”: Zig Ziglar
David Moisés Terán Pérez *
En esta sexta entrega para configurar un plan de acción exitoso se verá cómo organizar debida y lógicamente este plan de acción, es decir, cómo colocar todos estos elementos juntos en un plan que le permita a usted tomar acción inmediata. Un plan de trabajo es un mapa detallado de los pasos que requiere llevar a cabo para conseguir sus metas. Este es el momento de traducir sus metas a largo plazo en objetivos específicos, y en los cuales pueda comenzar a trabajar de manera inmediata. Es el momento de dividir todo en actividades diarias, semanales, mensuales y anuales. Este paso también consiste en analizar toda la información que usted ha obtenido en las primeras cinco acciones que le llevarán a construir el Plan de Acción Extraordinario final.
Al terminar este proceso, usted se unirá al 3% mundial de personas que han decidido construir este modelo de éxito. Este sexto paso es su Hoja de Ruta hacia el éxito. La estructura del plan de acción se muestra a continuación:
- Defina su objetivo final: Si no aún tiene claro lo que quiere hacer y lo que quiere lograr, se está preparando para el fracaso. ¿Está planeando una nueva iniciativa? Empieza por definir dónde está y a dónde quiere estar. ¿Resolver un problema? Analice la situación detalladamente, y explore todas las posibles soluciones antes de priorizarlas. Luego, escriba su meta. Y antes de pasar al siguiente paso, ejecute su objetivo a través de los criterios “SMART” (en español Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Oportuno). En otras palabras, asegúrese de que sea:
- Específico: Bien definido y claro.
- Medible: Que incluya indicadores medibles para realizar un seguimiento del progreso.
- Alcanzable: Que sea realista y alcanzable con los recursos, el tiempo, el dinero, la experiencia, etcétera.
- Relevante: Alineado con sus otros objetivos.
- Oportuno: Que tenga forzosamente, una fecha de finalización.
- Enumere los pasos a seguir: El objetivo está claro. ¿Qué debe hacer exactamente? Cree una plantilla aproximada, para enumerar todas las tareas a realizar, las fechas de vencimiento y sus responsabilidades por cumplir. Es importante que se asegures de que usted esté involucrado al 100% en este proceso, y que siempre tenga acceso al documento-plantilla. De esta manera, usted conocerá oportunamente las actividades y las responsabilidades con las que se comprometió en el planeamiento del objetivo. Asegúrese de que cada tarea esté claramente definida y sea alcanzable. Si se encuentra con tareas más grandes y complejas, divídalas en otras más pequeñas, que sean relativamente más fáciles de ejecutar y de administrar.
- Priorice las tareas, y agregue fechas límite: Es hora de reorganizar la lista priorizando las tareas. Es posible que deba priorizar algunos pasos, ya que pueden bloquear otros sub-pasos. Incluya las fechas límite, y asegúrese de que sean realistas. Verifique la factibilidad de ejecución y de las fechas, para no caer en incumplimiento(s) por procrastinación. Eso es fatal para sus objetivos.
- Identifique los recursos necesarios: Antes de comenzar su plan de ejecución, es crucial asegurarse de tener todos los recursos necesarios a la mano, para completar las tareas. Y si no están disponibles actualmente, primero debe hacer un plan para adquirirlos y disponer de ellos sin restricción. Esto también debe incluir su presupuesto. Puede asignar una columna en su plan de acción, para marcar el costo de cada tarea.
- Visualice siempre su plan de acción: El objetivo de este paso es crear algo que usted pueda entender de un vistazo y que se pueda visualizar en todo momento que lo requiera. Ya sea que su plan de acción tenga la forma de un diagrama de flujo, un diagrama de Gantt o de una simple tabla; asegúrese de que comunica claramente los elementos que ha identificado hasta ahora: Tareas, compromisos, fechas límite, recursos, conocimientos, habilidades, destrezas, competencias, certificaciones, entre otras cosas. Este documento debe ser de fácil acceso para usted, y debe ser editable.
Las ventajas de elaborar un plan de acción, son las siguientes: La planificación le ayuda a prepararse para solucionar todos los obstáculos que se avecinan, y para mantener el rumbo. Y con un plan de acción efectivo, aumentará su productividad y se mantendrá siempre concentrado. Estos son algunos de los beneficios de un plan de acción que debe conocer:
- Le da una dirección clara: Como un plan de acción destaca exactamente qué pasos se deben tomar, y cuándo deben completarse, entonces, usted sabrá exactamente lo que debe hacer y cómo lo debe realizar.
- Tener sus metas escritas y planificadas por pasos, le dará una razón para mantenerse motivado y comprometido durante todo el desarrollo del plan, y así conseguir sus objetivos, metas y/o sueños, en el tiempo previamente estipulado.
- Con un plan de acción, puede realizar un seguimiento de su progreso hacia la consecución de sus objetivos.
- Dado que enumera todos los pasos que debe completar en su plan de acción, eso le ayudará a priorizar sus tareas, según el esfuerzo y el impacto requeridos.
Finalmente, en este mundo globalizado y de uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC), se tienen algunas aplicaciones informáticas (apps), que pueden ayudarle a desarrollar su plan de acción, y entre las más recomendadas están las siguientes:
- Monday.com: Es un sistema operativo de trabajo basado en la nube, en donde usted crea aplicaciones de flujo de trabajo en minutos para ejecutar sus procesos, sus acciones, y el trabajo diario. Usted da forma a sus flujos de trabajo y proyectos, sin código, con una plataforma que se adapta rápidamente a las necesidades cambiantes. Características clave:
- Registro de actividad(es).
- Campos personalizables.
- Seguimiento de la fecha de vencimiento.
- Actualizaciones de correo.
- Actividades de ejecución.
- Asana: Es una solución de gestión del trabajo que permite la colaboración y la comunicación entre usted y un equipo de apoyo o de asesores. Use Asana para administrar iniciativas, crear proyectos y luego crear tareas dentro de estos proyectos. Asigne tareas a sus compañeros de equipo, agréguelos como ejecutores de tareas que le acompañen en la ejecución efectiva de los objetivos establecidos en el plan de acción a efectuar. Características:
- Panel de actividad.
- Alimentación de actividad(es).
- Seguimiento de asignaciones
- Actualizaciones automáticas a la bandeja de entrada/correo electrónico.
- Automatización y reglas a seguir y cumplimentar.
- Wrike: Es una herramienta de gestión de actividades y de colaboración basada en la nube, que ayuda a los usuarios a gestionar planes de principio a fin, proporcionando visibilidad y control total sobre las tareas. La solución integral lleva los planes desde la solicitud inicial, hasta el seguimiento del trabajo. Características:
- API.
- Control de acceso.
- Panel de actividad.
- Gestión de actividades.
En conclusión, realice su plan de acción, siguiendo las recomendaciones establecidas en este artículo, con la finalidad de que comience ahora la actividad, y para que en el plazo establecido, obtenga lo que se haya fijado como meta(s). Ya no lo siga postergando. Por favor, decídase a tener éxito ya. La próxima semana, cerraremos este plan de acción extraordinario para alcanzar el éxito en la vida y en los negocios. ¡Felicidades! (Continuará…)
